Lire et partager un document

Tout votre contenu accessible

Pour qui : tout membre, Où : /hub/content (« Contenu » dans la barre latérale)

« Contenu » liste tous les documents auxquels vous avez accès, toutes bases confondues, avec leur base d'origine et leur type de source.

Utilisation

1. Cherchez : dès deux caractères, la recherche interroge tout votre périmètre, pas seulement les lignes déjà affichées à l'écran.
2. Filtrez par base ou par source.
3. Cliquez un document : il s'ouvre en lecture.

La vue de lecture

Pour qui : tout membre, Où : /hub/documents/:id, depuis « Contenu », une citation du chat ou un résultat de recherche

C'est la page où l'on lit un document : le fichier d'origine quand on l'a, la prose reconstituée sinon. À ne pas confondre avec la vue technique d'ingestion, qui pagine les passages bruts pour les administrateurs.

Elle porte, en tête : la base d'origine, le type, la taille, le temps de lecture et la date. Et deux sorties : Ouvrir dans *la source* (Drive, Notion, SharePoint… nommée, pour savoir où l'on va avant de cliquer) et Télécharger quand un fichier est attaché.

Signaler qu'un document ne fait plus foi

Pour qui : toute personne pouvant modifier le document, Où : bouton « Ne fait plus foi » sur la vue de lecture

C'est la page où l'on se dit « ça n'est plus vrai ». Le bouton est donc là.

Utilisation

1. Ne fait plus foi → choisissez un motif (facultatif) : « Périmé ou remplacé » ou « Inexact ».
2. Indiquez éventuellement le document à lire à la place.
3. Signalez.

Ce que ça fait, exactement

• L'assistant cesse de s'appuyer dessus pour répondre.
• Le document reste lisible et cherchable par tout le monde, avec un bandeau qui dit qui l'a signalé, quand, pourquoi et quoi lire à la place.
• Réversible : « Annuler le signalement » le remet en source, par vous ou par toute personne pouvant modifier ce document.
• Si le document de remplacement est lui-même signalé, la page le dit, mais ne suit jamais la chaîne plus loin.

Partager un document avec un collègue

Pour qui : toute personne pouvant lire le document, Où : panneau de partage, sur la vue de lecture

Donner accès à un document supposait jusqu'ici d'ouvrir sa base entière : beaucoup trop large quand on veut simplement dire « regarde ce contrat ».

Utilisation

1. Ouvrez le document, cherchez un collègue dans « Chercher un collègue… ».
2. Cliquez son nom : c'est partagé, en lecture seule.
3. La croix à côté d'un nom retire l'accès.

Bon à savoir

• Le périmètre est exactement ce document : « Le partage donne accès à CE document en lecture. Il n'ouvre ni la base de connaissances, ni la recherche, ni le chat du destinataire. » Un document partagé se lit ; il n'entre pas dans le corpus de son destinataire.
• On ne partage que ce qu'on peut lire soi-même, vérifié à chaque partage.
• Le destinataire sait d'où ça vient : un bandeau « Partagé avec vous par X » figure sur sa page, pour qu'il ne croie pas avoir accès à toute la base.
• Il est prévenu par la cloche de notifications, et le clic mène directement au document.